В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой - она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.

Электронный документооборот - это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

Электронный документооборот можно разделить на два больших вида - обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

Внимание! Одним из таких сервисов является . Документы, полученные через него, являются юридически значимыми, если на них находится отметка от ЭПЦ обеих сторон документооборота.

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

Упорядочивание делопроизводства - система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
Отслеживание положения каждого документа - в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
Ускорение обработки документов - если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
Удобная работа с версиями - при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
Круглосуточный удаленный доступ - при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
Планирование работы - благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
Поиск документов - можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
Экономия бумаги - нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.

Основные недостатки

Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.

К ним относятся:

Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
Обеспечение безопасности системы - разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

Функционал электронного документооборота

Любая система документооборота должна обеспечивать выполнение множества действий:

Работать с любыми видами документов - создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т. д.;
Организовывать потоки документооборота - определять маршруты внутри компании, разграничивать доступ между отдельными пользователями, предоставлять возможность работы с одним документом сразу нескольким лицам;
Организовывать архив документов с возможностью их поиска, хранения.

Внимание! Электронный документооборот должен обеспечивать ту же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный.

Крупные развитые системы предоставляют возможности:

Регистрации всех проходящих документов - входящих, исходящих, внутренних, с дальнейшим перенаправлением их к руководителю;
Обеспечивать единый порядок работы с документами в каждом подразделении фирмы;
Работать с документом как индивидуально, так и коллективно;
Обмениваться документами между подразделениями и конкретными сотрудниками;
Разграничивать доступ к документам;
Использовать стандартные формы для всех документов;
Контролировать, что согласование, исполнение и прочая работа с документом будет выполнена вовремя;
Формировать отчетность - аналитическую, статистическую и т. д.;
Организовывать архивное хранение с фиксацией даты и времени доступа к ним пользователей.

Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.

Произойти это может по нескольким причинам:

Не все контрагенты пользуются ЭДО;
На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.

Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.

Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи. Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде. В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

Внимание! Таким образом, работа внутри компании все равно должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, то его видят только те, кто его получает или подписывает. В то же время, работа с электронной копией позволяет защитить оригинал от почти либо утраты, и позволяет работать с ним сразу нескольким пользователям одновременно.

Какие существуют программы ЭДО?

На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:

Система	Особенности	Стоимость
Дело	Одна из крупнейших программ по ЭДО. Большая функциональность, простота и удобство использования.	От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место
Логика	Может использоваться в компаниях любого размера, легка в освоении, гибкая подстройка под пользователя	От 4900 до 5900 за одно место.
Евфрат	Считается самой продвинутой из систем, в поставку входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайн	От 5000 руб за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 руб. при размещении на оборудовании разработчика.
1С:Архив	Полная интеграция с любыми продуктами 1С, возможность хранения любых файлов - текстовых, графических, видео и аудио.	От 12 до 57 тыс. руб. за всю программу.
DIRECTUM	Оптимальная система для малых и средних предприятий, можно совмещать электронные документы с бумажными.	От 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию
OPTIMA-WorkFlow	Новая система, которая только начинает активно развиваться. Есть несколько функций, уникальных для этой системы.	От 55 до 75 тыс. руб. за лицензию.

Взаимодействие электронного документа с другими программами

Занимая свое место в электронной среде организации, система ЭДО должна во время работы свободно поддерживать другие бизнес-приложения, уже функционирующие в ней. К примеру, необходимо свободно обрабатывать бухгалтерские документы - счета-фактуры, акты, накладные, доверенности и т. д.

Кроме этого, система электронного документооборота должна работать со всеми согласованно, и оперировать одними и теми же данными. Поэтому необходимо, чтобы система могла поддерживать справочники, которыми пользуются в электронной среде, и умела обновлять данные в них.

Кроме этого, необходимо учитывать и работу с внешними данными - электронной почтой, торговыми площадками и т. д.

При выборе ЭДО необходимо обращать внимание на возможности ее взаимодействия с другими средствами и источниками данных, имеющимися на предприятии. Обычно, популярные, а потому активно развивающиеся системы, имеют в своем составе множество модулей для наиболее популярных программ - 1С, Парус, Oracle и многих других.

К примеру, электронный документооборот программы 1С может позволять прямо из нее формировать, принимать и отправлять электронные бухгалтерские документы, при этом подтверждая их квалифицированной подписью.

Чтобы принять решение о необходимости внедрения системы документооборота, нужно ответить на вопросы:

Окупят ли преимущества электронного делопроизводства затраты на проект?

Перевесят ли преимущества перехода на электронный документооборот его возможные недостатки?

В отличие от большинства корпоративных IT-систем, эффект от внедрения СЭД очевиден. Вы получаете:

сокращение затрат и экономию ресурсов по многим позициям;

долговременный стратегический эффект – совершенствование системы управления, бизнес-процессов, а в результате – существенную положительную динамику в характеристиках эффективности деятельности организации.

Тактические преимущества СЭД: экономим деньги и ресурсы

Электронный документооборот позволяет сэкономить средства и ресурсы за счет:

высвобождения пространства офиса, необходимого для хранения бумажных документов;

уменьшения затрат на копирование – бумагу, копировальную технику, расходные материалы;

сокращения затрат на доставку бумажных документов;

экономии рабочего времени сотрудников на операции с документами, как следствие – высвобождение времени на продуктивную деятельность.

В соответствии с результатами исследования, проведенного компанией Siemens Business Services and IT Solutions, суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов - от 30 до 60%. По итогам анализа реальных проектов по внедрению систем электронного документооборота определены следующие преимущества автоматизации документооборота:

после внедрения СЭД производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;

стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов.

Экономия времени на различные операции:

20 % – поиск и ожидание поступления документов;

20 % – согласование и утверждение документов;

10% – передача документов между подразделениями;

10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное СЭД – более 60% .

Операция	Время для бумажного документа	Время для электронного документа с учётом времени ожидания принятия решения
Доставка входящего документа сотруднику
Доставка входящего документа конечному исполнителю
Доставка служебной записки от исполнителя до конечного исполнителя
Ознакомление с документами
Выпуск организационно-распорядительных документов
Согласование исходящего документа

Стратегические преимущества электронного документооборота: повышение качества управления и оптимизация бизнес-процессов

К стратегическим преимуществам внедрения СЭД, влияющим на эффективность деятельности организации и связанным с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, можно отнести:

Повышение качества работы с информацией за счет:

сохранения и накопления корпоративной информации, создания единого информационного пространства с доступом удаленных подразделений и филиалов;

увеличения скорости обработки информации и прозрачности информационных потоков;

повышения уровня информационной безопасности.

Увеличение эффективности работы компании за счет:

улучшения исполнительской дисциплины;

повышения качества управленческих решений (за счёт использования актуальных данных);

внедрения эффективных механизмов совместной работы;

гибкого управления человеческими ресурсами.

По результатам исследования CNews Analytics, при внедрении системы электронного документооборота организации ожидают получить следующие преимущества:

Источник: CNews Analytics (по данным опроса)

Таким образом, преимущества автоматизации документооборота – не только в ежедневном, но и долговременном эффекте от использования СЭД. Вы получаете удобный инструмент для организации работы руководителей, их помощников и советников, специалистов (исполнителей), служб документационного обеспечения, IT-специалистов. Ключевыми преимуществами использования СЭД станут оптимизация бизнес-процессов, совершенствование системы управления организацией и общее повышение качества деятельности компании.

Из этих преимуществ следует эффективность работы всей организации:

Уменьшаются затраты.

Повышается качество обслуживания заказчиков, а значит, и повышается их лояльность.

Как следствие, повышается удовлетворенность клиентов.

Увеличивается скорость реагирования на запрос.

Возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в режиме реального времени.

Обеспечивается лучшая управляемость – можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды.

Увеличивается скорость распространения информации по компании. В крупных компаниях с огромным объемом документооборота даже небольшие задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока, очень существенны.

Изменение корпоративной культуры – внедрение СЭД приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.

Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом.

Более быстрое и качественное принятие решений.

Обеспечение соответствия существующим правилам и законам.

Повышение привлекательности для инвестиций.

Облегчение внедрения системы управления качеством.

и многое другое.

Эффективность внедрения систем ЭОС для различных категорий пользователей организации:

Руководителям. Оперативно принимать решения по документам и предоставляет эффективные средства контроля их исполнения.

Должностным лицам (исполнителям). Предоставление «виртуального рабочего места», на котором имеются простые и удобные средства для работы с деловыми документами неограниченного числа пользователей.

Службе документационного обеспечения. Профессиональное решение для ведения как традиционного, так и электронного документооборота.

Помощникам руководителей и секретарям-референтам. Поддержка качественного информационного и документационного обеспечение руководства.

ИТ-специалистов. Гибкие механизмы настройки и администрирования системы, возможности интеграции с любыми бизнес-приложениями.

Хотите узнать больше об использовании СЭД для повышения эффективности вашего бизнеса? Закажите презентацию системы у себя в офисе!

Электронный документооборот (ЭДО) стремительно вытесняет бумажный. И это вполне закономерно.

Работа с электронными документами имеет ряд преимуществ. Сокращается время обмена документами - электронный документ передается почти мгновенно, снижаются ошибки, связанные с человеческим фактором. За счет автоматического формирования документов исключаются ошибки ручного ввода в первичных документах и налоговых декларациях.
К преимуществам электронного документооборота с клиентами относится ускорение обмена документами со своими контрагентами (сокращение времени на 75%).
Электронные документы не теряются в отличие от бумажных, поскольку хранятся в электронном виде и регулярно сохраняются копии.

ЭДО позволяет экономить время сотрудников до 65%. Это время они могут потратить на эффективный труд, а не на рутинную работу, связанную с распечатыванием документов, их обработкой и занесением в журналы. Применение электронных документов на 80% снижает затраты предприятия на печать, доставку и хранение документов. Не нужно больше вести бумажные архивы и арендовать помещения под них.
Преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным - это более эффективная работа всех подразделений и предприятия в целом!

К стратегическим преимуществам, связанным с повышением эффективности работы предприятия или организации после внедрения СЭД, можно отнести:

Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;

Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

Улучшение контроля за исполнением документов.

Интеграция ERP-систем с системами электронного документооборота обеспечивает поддержку бизнес-процессов всего предприятия - через оперативное управление документами, образами, потоками работ, корпоративными отчетами и др.

Руководители:

оперативное получения информации, необходимой для принятия решения;

оперативный контроль исполнительской дисциплины.

Cекретари, референты и помощники:

быстрый поиск документов;

высокая точность поиска документов;

облегчение контроля исполнительской дисциплины;

упрощение подготовки всевозможных событий, мероприятий;

ускорение подготовки, согласования и утверждения итоговых документов.

Финансово-бухгалтерские службы:

повышение скорости движения документов, например, из филиалов в головную организацию;

снижение риска утери документов;

экономия времени при подборке документов для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов.

Юридическая служба:

снижение трудоемкости работы по подготовке документов;

эффективный контроль сроков;

быстрый поиск необходимых нормативных документов.

Особенности системы электронного документооборота

Если система электронного документооборота будет внедрена «как есть», то проблемы, которые будут возникать, будут вызывать негативные реакции у пользователей и решать их будет сложнее.

Описание существующего документооборота необходимо, чтобы определить схему документооборота: маршруты и типы документов, правила их регистрации, секретность документов и другие вопросы. В рамках оптимизации необходимо определить бизнес-процессы, подлежащие автоматизации и оценить логичность и целесообразность текущих схем прохождения документов, правил регистрации. Исследование и оптимизация документооборота является важным этапом внедрения систем электронного документооборота. От полученной информации зависит качество разработки требований к функционалу внедряемой системы. Однако если на предприятии существует четкие стандарты описывающие делопроизводство в организации, не требующие оптимизации, то данный этап опускается и система разрабатывается, основываясь на данных стандартах.

Дальнейшие действия после описания и оптимизации документооборота зависят от того, кто будет внедрять систему: подрядчик или организация собственными силами.

Организации, которые будут осуществлять настройку и внедрение системы электронного документооборота своими силами не всегда уделяют данному этапу должное внимание, вследствие чего в дальнейшем процесс настройки системы становится более сложным и сильно затягивается.

В случае внедрения системы подрядчиком организация должна предоставить техническое задание, в котором указывается функциональность системы, настройки системы, технические характеристики, способы обеспечения безопасности, описание документопотоков, сроки выполнения задания и другие требования. На этом этапе, на практике возникают проблемы, связанные с неумением писать технические задания, а так же с не знанием точных границ проекта и целей внедрения, вследствие чего не удается качественно описать функциональные требования к системе. В связи с этими проблемами разработанная подрядчиками система может оказаться ненужной заказчику, так как не соответствует его желаниям. Для решения данной проблемы необходим постоянный и тесный контакт разработчика с ключевыми участниками проекта в организации.

При настройке и внедрении системы собственными силами необходимо обучить команду внедрения, после чего она приступает к настройке и непосредственно внедрению системы. В случае если этап описания и оптимизации документооборота был проведен тщательным образом, команде внедрения остается настроить систему согласно оптимизированному документообороту. В ином случае команда внедрения вынуждена настраивать схемы маршрутов, определять порядок регистрации документов, маски регистрационных номеров и другие характеристики документооборота и сразу же проводить оптимизацию на данном этапе.

В ходе внедрения системы электронного документооборота необходимо установить и настроить систему на рабочих местах, обучить пользователей, разработать документацию на системы электронного документооборота для пользователей, организовать техническую поддержки. Если система внедряется своими силами, то обучение персонала может происходить как при помощи поставщика системы, так и своими силами, под руководством команды внедрения.

Во время опытно-промышленной эксплуатации происходит адаптация продукта и адаптация пользователей к новым условиям работы, тестирование системы либо в реальных в условиях, либо в условиях приближенных к последующей промышленной эксплуатации. Выбор варианта опытной эксплуатации остается за командой внедрения. Так же на этой стадии необходимо постоянное консультирование пользователей по вопросам работы в системе. Целью опытной эксплуатации является обнаружение ранее не выявленных отклонений в работе системы, а так же неучтенных требований

После доработки системы, на основании выявленных в ходе опытно-промышленной эксплуатации системы ошибок, системы электронного документооборота вводится в промышленную эксплуатацию. На данном этапе проводится консультирование и обучение пользователей новым функциям системы, мониторинг работы системы и предупреждение возникновения сбоев и ошибок в системе, так же можно производить дальнейшее развитие системы, посредством добавления новых функций или внедрения новых модулей системы.

Ранее были рассмотрены некоторые проблемы, возникающие при внедрении систем электронного документооборота, однако рассмотрим еще несколько проблем, которые можно отнести к процессу внедрения в целом.

Одна из основных проблем при внедрении практически любых новшеств, не только систем электронного документооборота - это человеческий фактор. Во многих организациях есть персонал не желающий обучаться чему-то новому, либо переобучаться. При внедрении систем электронного документооборота консерватизм пользователей может оказаться очень серьезной проблемой, так как данные системы должны быть внедрены на всех рабочих мест, иначе эффективность от ее использования будет минимальной. Решением данной проблемы может служить приказ руководства о ведении делопроизводства только в системах электронного документооборота.

При самостоятельном внедрении систем организацией возникает проблемы сроков срыва проекта, из-за неопытности и недостаточной квалификации команды внедрения, а также формальным подходом к некоторым этапам проекта. Возможным решением данной проблемы может служить обращение к поставщикам системы при затруднениях при внедрении, постоянный контроль над деятельностью команды внедрения, а так же личная ответственность персонала за срыв сроков проекта.

В организациях, с постоянными структурными изменениями и слабоформализованными бизнес-процессами внедрение систем электронного документооборота может казаться достаточно сложной задачей, но все-таки внедрение возможно, если внедрять систему постепенно, начиная с тех подразделений, которые менее всего подвергаются преобразованию. В таком случае система должна быть модульной, позволяющая наращивать функционал в процессе эксплуатации.

Кроме вышеперечисленных проблем существует еще ряд проблемных задач, возникающих при начале внедрения системы. В системах электронного документооборота циркулируют электронные документы, которые до недавнего времени не имели юридической силы. Благодаря недавно принятому закону, регулирующему использование электронной цифровой подписи, данная проблемная задача переходит в разряд организационно-технических задач.

Электронная подпись - данные в электронной форме, которые присоединяются к другим электронным данным или логически с ними связаны, и предназначены для идентификации подписчика этих данных.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - вид электронной подписи, полученный в результате криптографического преобразования набора электронных данных, который присоединяется к этому набору или логически с ним объединяется и дает возможность подтвердить его целостность и идентифицировать подписавшегося. Электронная цифровая подпись накладывается с помощью личного ключа и проверяется с помощью открытого ключа.

В свою очередь личный ключ – это параметр криптографического алгоритма, который доступен только подписанту и предназначенный для установки подписи, а сертификат открытого ключа – это документ, выданный центром сертификации ключей, который подтверждает его подлинность и соответствие открытого ключа подписанту.

Электронная цифровая подпись может использоваться юридическими и физическими лицами как аналог собственноручной подписи для предоставления электронному документу юридической силы. Юридическая сила электронного документа, подписанного ЭЦП, эквивалентна юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью правомочного лица и скрепленного печатью.

Однако при взаимодействии с контрагентами, электронный документ, чаще всего не признается юридически значимым. В связи с чем, внешний документооборот почти всегда ведется в традиционном бумажном виде. Для учета документов приходящих от внешних контрагентов необходимо получить их электронные образцы, путем их сканирования и занесения в базу системы.

Внедрять электронный документооборот в организации следует повсеместно, во всех ее подразделениях, поскольку работа СЭД связана с созданием, изменением и хранением денных, необходимых для всего предприятия. В данной области не должно и не может быть «слабых звеньев».

О необходимости перехода от бумажного делопроизводства к системам электронного документооборота говорят уже давно, но какие действительные преимущества дает внедрение электронного документооборота ?

Преимущество СЭД №1: повышение производительности компании

На поиск нужных документов и информации при наличии системы электронного документооборота тратится значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством Доступ к электронному документообороту можно получить с любого ПК вашей компании, где установлена система эффективного управления bb workspace .

Преимущество СЭД №2: мгновенный доступ к актуальной информации

К основному преимуществу электронного документооборота можно отнести способность быстро и легко находить последние версии документов. Таким образом, решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ним.

Преимущество СЭД №3: уменьшение ошибок типа "человеческий фактор"

Правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.

Преимущество СЭД №4: уменьшение материальных издержек

Электронные системы управления документооборотом значительно сокращают расходы организации. Во-первых, увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, во-вторых, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.

Преимущество СЭД №5: улучшение взаимодействия

Одним из ключевых преимуществ электронного документооборота является улучшение взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации. Внедрение системы электронного документооборота облегчает коммуникацию, обмен информацией, а также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями.

Преимущество СЭД №6: коллективная работа с документами

Green Technology для зелёных технологий и защиты природы

Особенности делопроизводства экологических организаций

Специальное издание Green Technology системы эффективного управления bb workspace принадлежит к числу отраслевых СЭД для зелёных технологий и защиты природы, предназначенных для комплексной автоматизации делопроизводства и управления финансами, кадрами и работой с контрагентами.

При создании системного решения Green Technology разработчики компании «Дабл Би» в полной мере учли специфику деловых процессов экологических организаций:

Потребность в простой и удобной комплексной программе, обеспечивающей эффективную работу с документами разных типов, от обычных управленческих и финансовых до специальных отраслевых, связанных с производством и стандартизацией экологических продуктов, соблюдением норм охраны окружающей среды и т.п.;
. использование шаблонных договоров для работы с поставщиками, сервисными организациями и потребителями;
. наличие эффективных маркетинговых инструментов;
. возможность управления бюджетами экологических программ и проектов с последующей оценкой эффективности затрат.

Особенности издания Green Technology системы bb workspace

Специальное издание Green Technology включает четыре основных рабочих и один вспомогательный служебный визуальные слои, которые позволяют комплексно автоматизировать документооборот (bb docflow), управление финансовыми потоками (bb budget), работу с персоналом (bb staff), взаимодействие с контрагентами на основе современной маркетинговой стратегии AIDCAS (bb crm) и максимально адаптировать приложение под потребности пользователей (bb tuning). Благодаря использованию служебных утилит bb config и bb report в программе можно управлять напоминаниями и рассылками, а также формировать детализированные отчёты о разных направлениях деятельности.

В приложении предусмотрены специальные возможности, соответствующие специфике работы экологических организаций и предприятий, связанных с выпуском эко-продуктов:

В базу типовых документов внесены шаблоны договоров на поставку экологически чистой продукции, реконструкцию очистных сооружений, проведение полевых исследований и тестирования, поставку различного оборудования и т.п.;
. удобные инструменты бюджетирования позволяют точно оценить эффективность реализации экологических проектов и программ, работу различных подразделений.

Важными преимуществами программы являются простые интерфейс и архитектура, облегчающие её освоение сотрудниками экологических организаций. Благодаря услугам разработчика по техническому обслуживанию система поддерживается в актуальном состоянии.